Переезд офиса – задача, как правило, непростая, ведь многие сталкиваются с ней не так часто. Чтобы все прошло гладко, имущество осталось в сохранности, а сотрудники могли с комфортом расположиться в новом помещении, придется учесть массу факторов и нюансов.

Как обезопасить себя от возможных ошибок? Мы сделали для вас простую шпаргалку: о чем не забыть, кому поручить, как оптимизировать.

1. Начинайте готовиться к переезду как можно раньше. Даже если еще не нашли подходящее помещение для нового офиса – можно начинать первые шаги. Лучше всего приступить за пару месяцев.

2. Составьте список имущества, который планируете перевозить. Он понадобится вам при выборе подрядчика – на основе списка имущества перевозчики смогут рассчитать стоимость своих работ. Позже, во время переезда по нему будет удобно контролировать перемещение всех предметов. И на новом месте без проблем убедитесь, что все переехало в сохранности, ничего не потерялось и не забылось. 

Если у вас небольшой офис, то список легко составить «вручную», просто все пересчитать и записать. Также удобно сделать выгрузку списка имущества из 1С, а заодно провести инвентаризацию. Третий вариант – вызвать менеджера мувинговой компании. Просто покажите ему, что планируете перевезти, и попросите подготовить подробный список. Крупные мувинговые компании оказывают такую услугу бесплатно, а кроме списка вы получите профессиональную консультацию и предварительную смету расходов.

3. Составьте список покупок. 

Наверняка выяснится, что для обустройства нового офиса не хватает мебели, техники, декора или каких-то мелочей. Сразу составьте список необходимого и не откладывайте закупку. Например, на изготовление и доставку мебели уйдет немало времени.

4. План рассадки. 

Крайне важный шаг. План в первую очередь поможет рационально организовать пространство. Обязательно используйте реальные размеры мебели, учитывайте необходимое расстояние для проходов, комфортного размещения за столами и т.д.

После составления плана его нужно будет согласовать с сотрудниками и руководством. Так вы избежите споров в дальнейшем, каждый будет знать, где его место.

Накануне переезда распечатайте план в нескольких экземплярах – он понадобится для быстрой и точной расстановки мебели и коробок. А сразу после – не даст потеряться вашим коллегам в новом помещении.

5. Инструктаж сотрудников. 

Дайте коллегам необходимые пояснения – когда и как будет происходить переезд, какая помощь от них может потребоваться.

6. Упаковка имущества.

Сразу решите, чьими силами будет производиться упаковка. По нашему опыту, оптимально доверить сбор и упаковку личных вещей сотрудников им самим. Для этого заранее закажите доставку упаковочных материалов (коробки, скотч, воздушно-пузырчатая пленка) в офис. Кстати, если вы при составлении списка имущества прибегали к помощи мувинговой компании, то и рассчитывать количество упаковки не придется – это сделают профессионалы.

Чтобы ваши коллеги точно понимали, что от них требуется и упаковали свои личные вещи, канцелярские принадлежности и документы грамотно – за пару дней разошлите всем инструкцию по упаковке, оптимально – в видеоформате. Запросите ее у своей мувинговой компании, найдите в свободном доступе на YouTube.

А вот к упаковке архива документов, серверной, общих зон (ресепшн, кухня и проч.) лучше привлечь профессионалов. Специалисты по переезду сделают это быстро, надежно, с ответственностью за сохранность имущества. А вас и ваших коллег избавит от лишних хлопот.7. Выбор упаковочных материалов.

Допустим, вы решили приобрести коробки и прочее необходимое не у муверов, а самостоятельно. Например, в строительном гипермаркете или интернет-магазине. Тогда учтите несколько нюансов:

• Коробки должны быть прочные, оптимально – из трехслойного картона
• Выбирайте средний или небольшой размер коробок. Большие могут оказаться слишком тяжелыми (а это риск разрыва) и неудобными в переноске.
• Не забудьте про скотч и маркеры для маркировки.

Отказываться от упаковки мебели силами перевозчика мы крайне не рекомендуем. Но если примете такое решение – заранее продумайте, как будете упаковывать мебель. Вам скорее всего понадобятся стрейч-пленка, воздушно-пузырчатая пленка и листовой картон.

8. Урегулирование вопросов с БЦ.

Убедитесь, что все материальные, организационные и формальные вопросы с вашим арендодателем решены:

• У вас отсутствует задолженность за аренду или коммунальные платежи
• Получено разрешение администрации бизнес-центра на использование лифтов, общих холлов, проведение погрузочных работ
• Оформлены пропуска на территорию БЦ для автомобилей и сотрудников компании по переезду
• Обеспечено парковочное место для машины на время погрузки.

Эти же вопросы нужно урегулировать и с арендодателем в новом здании.

9. День переезда.

Если вы выбрали надежного подрядчика – то в этот день от вас потребуется самое минимальное участие. Определите, кто из сотрудников вашей компании сможет присутствовать на переезде, чтобы решить в случае необходимости формальные вопросы – пропуска не территорию, доступ во все кабинеты и помещения, контроль работы муверов.

Вся нагрузка во время переезда – упаковка, разборка мебели, погрузочные работы, сборка и расстановка мебели в новом офисе – должна лежать на муверах.

10. Жизнь после переезда.

Конечно, потребуется некоторое время, чтобы обустроиться на новом месте. Если вы прислушались к нашим советам и все сделали правильно – адаптация пройдет легко.

Ведь переезд прошел точно в срок. Вся мебель собрана и расставлена строго в соответствии с планом рассадки. Компьютеры ждут ваших коллег на столах, коробки с личными вещами были корректно промаркированы и теперь распределены по местам. После переезда муверы распаковали мебель и технику и забрали с собой использованные упаковочные материалы.

Офис почти готов к работе. Можете поздравить коллег с новосельем!

Фото: компания "Деликатный переезд"